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Dématérialisation de la gestion des congés dans l'entreprise : 8 raisons pour l'adopter !

Fichiers prospects, fiches clients, fiches de payes, factures…, depuis quelques années, bon nombre d’entreprises passent à la dématérialisation afin de réduire leurs coûts, de fluidifier les process.

S’il est une problématique qui, pour le moment, reste gérée de façon totalement archaïque dans plus de 75% des entreprises, c’est bien la gestion des congés et absences.

On touche pourtant là à quelque chose de sacré chez les salariés et à une des problématiques les plus complexes. C’est sûrement cette complexité qui vous fait hésiter à franchir le cap, pour vous convaincre non seulement qu’adopter un logiciel de gestion des congés c’est facile, mais aussi vous montrer les avantages de cette dématérialisation, voici les 8 raisons pour lesquelles vous DEVEZ dématérialiser la gestion des congés dans votre entreprise.

 

1- Parce que les congés, c'est compliqué

En France plus qu’ailleurs, les lois concernant les congés et absences, la multiplicité des conventions collectives, le passage aux 35h et la création des RTT n’ont fait que complexifier les règles en matières de gestion des congés.

Adopter un logiciel de gestion de congés en mode Saas, c’est automatiser toutes ces règles une bonne fois pour toutes, ne plus avoir à se soucier de savoir si tel salarié a le droit de poser ce type d’absence à ce moment là ou dans ces conditions là. A condition que le paramétrage initial soit effectué convenablement, passer à la dématérialisation de cette gestion vous permet de vous enlever d’un poids considérable.

 

2- Parce que gérer les congés, ça prend du temps

La complexité non seulement d’un point de vue légal mais également la complexité en terme de gestion du circuit de validation d’une absence (et ce, même pour les plus petites structures) fait perdre un temps considérable.

Prenons un cas concret :

Un salarié veut poser ses congés d’été, il va remplir la fameuse feuille de demande de congés, la transmettre à son manager qui va la signer pour approuver cette demande, son manager ou le demandeur va ensuite transmettre cette demande au service RH qui validera de son côté le respect des règles en matière de pose de congés, puis saisira dans un tableau Excel afin de pouvoir gérer côté RH les compteurs propres au salarié et mettre à jour les plannings de présence. La demande finira enfin chez votre comptable qui devra saisir toutes les absences une par une dans le logiciel de paye. Au final la feuille de congés a fait 3 trajets, est passée dans les mains de 4 personnes, et fait face à 2 validations, la demande a été saisie 2 à 3 fois par 2 personnes différentes.

Autant dire que le nombre de pertes possibles de cette feuille est considérable, le nombre d’erreurs de saisie aussi, sans compter sur le fichier Excel effacé par mégarde ou perdu en même temps que le pc rend l’âme.

Bref cette technique vous en conviendrez est loin d’être optimale, et dans cet exemple on suppose que tous les protagonistes sont dans les mêmes bureaux et présents, imaginez alors si les salariés travaillent à distance, si la DRH est en RTT et le manager en déplacement, on en arrive vite à des temps de traitement qui dépassent la semaine. Est ce bien raisonnable pour une pauvre petite demande de congés ? Est ce que le temps et potentiellement l’argent perdus en valent la peine ?

Si vous optez pour une dématérialisation des congés, tout ce processus devient fluide. Où qu’il soit, le salarié peut se connecter à internet et effectuer en 10 secondes sa demande, instantanément son manager reçoit un mail, en un clic il valide (ou non) cette demande, le service RH est lui aussi immédiatement informé par mail et peut valider définitivement la demande. A chaque étape le salarié est informé de l’évolution de la demande, tout le monde peut consulter un planning lui permettant de voir qui sera absent ou présent.

 

3- Parce qu'une feuille de congés, ça se perd

Lors de sa (trop longue) vie, notre feuille de congés va passer de main en main, va être posée sur plusieurs bureaux parfois être enterrée sous des piles de dossiers, partir à la poubelle, bref on parle ici d’une feuille volante, autant dire que la probabilité de la perdre est extrêmement forte. Vous gérez les congés par mail ? Imaginez maintenant la quantité de mails qui arrive dans votre boite chaque jour, en un rien de temps la demande que vous deviez traiter (mais que vous n’avez pas traité immédiatement car vous aviez une bonne dizaine de choses plus urgentes et/ou importantes à faire) disparaît de votre vue pour finir dans le cimetière des mails qui ne seront jamais traités.

En optant pour un logiciel web de gestion de congés, impossible de perdre la feuille, il n’y en a pas ! Impossible également d’oublier de valider une absence, Nereo Congés se charge de vous relancer régulièrement tant que des demandes sont en attente de validation de votre part.

 

4- Pour faire plaisir à votre comptable (et lui faciliter la vie)

On l’a vu précédemment, le comptable, qu’il soit en interne ou dans un cabinet externalisé a besoin d’avoir un état des lieux, tous les mois des congés et absences pris par chaque salarié et doit le ressaisir manuellement dans le logiciel de paye pour être sûr que les compteurs inscrits sur la fiche de paye du salarié coïncident avec la réalité. A partir du moment où une saisie manuelle intervient, il est obligatoire qu’il y ait des erreurs. La saisie manuelle des congés dans le logiciel de paye doit être une des tâches les plus inintéressantes qu’à effectuer un comptable, et puis sincèrement, ça vous plait de savoir que un, deux ou trois jours par mois vous payez votre comptable à saisir à la main les congés de vos salariés ?

Un logiciel de gestion de congés comme Nereo Congés vous permet d’exporter un fichier contenant tous les mois toutes les informations relatives aux absences validées dans le logiciel. Mieux encore, Nereo Congés est capable d’exporter des fichiers compatibles avec les plus grands logiciels de paye, plus besoin de saisie manuelle, vous exportez le fichier en fin de mois depuis Nereo Congés et vous l’importez directement dans votre logiciel de paye.

 

5- Pour faire plaisir à votre DRH (et lui faciliter la vie)

Le métier de DRH est un des métiers les plus multi tâches de l’entreprise. Quand il s’agit des congés, le DRH est souvent inclus dans le process de validation, doit s’assurer que les salariés posent bien leurs congés en adéquation avec les règles en vigueur dans votre entreprise, il doit en plus remplir des tableaux excel à rallonge et générer des plannings de présence.

Avec un logiciel de gestion de congés, plus de problème, grâce à sa très grande adaptabilité vous pouvez automatiser toutes vos règles, mettre en place des restrictions, afficher immédiatement et sans aucune action de votre part les planning de présence. Mieux encore, votre service RH ne recevra plus les 10 coups de téléphone quotidiens de Pierre qui veut savoir combien de jours il lui reste, ou de Paul qui ne comprend toujours pas le principe d’acquisition et de consommation des congés payés. Nereo Congés inclus un accès à l’historique complet pour chaque compteur et une page dédiée au rappel des règles de congés en vigueur dans votre entreprise. Votre DRH pourra enfin faire des ressources humaines !

 

6- Parce que c'est écologique

En moyenne un salarié effectue 14 demandes d’absences dans l’année. Nereo Congés est utilisé par plus de 3000 salariés tous les jours, soit 42 000 demandes de congés annuelles, 42 000 feuilles économisées… Eradiquez la demande papier, vous ferez des économies et un geste écologique.

 

7- Parce que vos salariés non plus, ne comprennent rien aux congés

On l’a vu, encore plus en France, les congés sont une usine à gaz. Si vous, vous avez du mal à vous y retrouver, imaginez un peu vos salariés ! En mettant en place un logiciel de gestion de congés dans votre entreprise, vous donnez accès à tout moment à vos salariés à leur solde en temps réel de jours restant sur chaque compteur, à l’historique de leurs congés, au planning de leur équipe. Vous les responsabilisez et leur donnez accès à un espace sur lequel ils pourront consulter les règles de congés de votre entreprise ainsi que l'intégralité de leurs soldes (congés payés de l'année en cours, de l'année précédente, RTT...).

 

8- Parce que vous allez faire des économies

Nereo Congés est un logiciel SaaS, c’est à dire un logiciel accessible sur internet sous forme d’abonnement. Le logiciel est hébergé sur nos serveurs, si bien que vous n’avez aucune intervention technique à effectuer : nous nous occupons de tout. Nous nous chargeons également du paramétrage initial du logiciel, mais surtout le prix de votre abonnement va directement dépendre du nombre de salariés enregistrés dans le logiciel, le rendant accessible même aux plus petites structures. Ainsi pour une TPE de 5 salariés par exemple, dématérialiser votre gestion des congés ne vous coutera que 15 € HT par mois (3€ HT/mois/salarié). Avec de tels tarifs et au vu des nombreux avantages, adopter un logiciel de gestion de congés est non seulement extrêmement pratique mais aussi très rentable.

En plus de ça, vous améliorez la satisfaction de vos employés en leur offrant la possibilité de consulter leurs soldes de congés à tout moment !

Conclusion

La multiplicité et la complexités des règles et des lois régissant les congés en font une problématique extrêmement difficile à gérer « à la main ». Utiliser un logiciel comme Nereo Congés vous affranchit de toute cette gymnastique chronophage et génératrice d’erreurs et de tensions. Au final, votre DRH peut enfin se consacrer à un vrai travail de ressources humaines et délaisser ses macros Excel, votre comptable n’a plus à passer ses fins de mois à ressaisir à la main toutes les absences et vos salariés y voient enfin clair sur leurs droits. Vous, vous gérez plus sereinement les présences et absences de vos équipes. Vous avez tout à y gagner…

Le coût du logiciel semble au final dérisoire au vu de l’argent gagné, vos salariés sont plus efficaces, votre service RH n’est plus dérangé par les coups de fils incessants...etc. Chaque mois c’est plusieurs jours de travail gagnés et plus aucun jour de congé ne passe à la trappe car tout est tracé dans un logiciel d’une simplicité déconcertante.

Pour finir de vous convaincre, appellez nous ou essayez directement et sans engagement Nereo Congés sur nereo.com