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Digitalisation RH : pour quoi faire et comment ?

La digitalisation des RH : pour quoi faire ?

A quoi sert la digitalisation ? Que puis-je attendre de cette tendance ? Ce sont des questions légitimes sur lesquelles il nous semble important de s’arrêter.

La digitalisation des RH est un processus d’automatisation et d’optimisation des processus RH ayant pour ambition :

  • Un gain de temps pour les équipes RH - ce gain de temps est issu :
    • De l’automatisation des missions chronophages et répétitives.
    • De la réduction des erreurs et oublis. L’erreur est humaine, le traitement et la saisie des données peuvent régulièrement mener à des oublis. Avec l’informatique les données sont plus fiables : tout est tracé et enregistré, l’information ne se perd pas.
  • Une meilleure satisfaction des employés :
    • Globalement la digitalisation va mener à davantage de transparence et de transmission de l’information entre les RH et les salariés.
    • L’amélioration des processus RH combinée à la réduction des erreurs et oublis permettra également d’accroître la satisfaction des employés.
  • Une montée en compétence des équipes RH : contrairement à ce que l’on pourrait croire, le numérique ne va pas remplacer les employés des RH. Grâce au temps dégagé par les nouveaux outils, les employés de services RH pourront devenir plus pointus dans leur domaine et se concentrer davantage sur l’humain que sur des missions peu épanouissantes et répétitives désormais informatisées.

Comment mettre en place la digitalisation dans mon entreprise ?

De nombreuses solutions existent, répondant à divers besoins pour les services RH. Avant de se lancer dans la recherche d’une application, commencez par cerner vos besoins.

  • Faire des choix en interne :
    • Audit interne : Il ne tient qu’à vous de faire le point sur les besoins, les capacités de changement au sein du service RH et de l’entreprise, des budgets alloués…
    • Trouver le bon tempo : Prenez le temps de digitaliser progressivement. La conduite du changement faite en douceur sera d’autant plus efficace. En digitalisant une première fonction de manière précise, vous assurez un bon regard sur cette tendance de la part des services RH et des salariés. Les fonctions suivantes seront d’autant plus simples à informatiser que ce processus aura fait ses preuves !
  • Trouver la bonne solution : une fois que vous avez défini les aspects que vous souhaitez digitaliser, il ne vous reste plus qu’à trouver la solution idéale pour votre entreprise. Pour ce faire, voici quelques points à ne pas négliger :
    • Quel budget puis-je allouer à ce projet ?
    • Quel est le délai d’installation et de prise en main souhaité ?
    • Est-ce que je souhaite une solution globale ? ou plusieurs solutions dédiées ?
      • La solution globale aura pour avantage de n’avoir qu’un seul interlocuteur, et éventuellement une mise en place simplifiée sur plusieurs outils.
      • La solution dédiée aura pour intérêt de proposer un logiciel plus précis sur sa problématique. Notons qu'aujourd’hui de nombreuses intégrations peuvent être imaginées entre les différents logiciels dédiés ce qui permettra d’obtenir des logiciels à la fois très performants sur leur thématique mais également intégrés les uns aux autres pour une meilleure gestion.
    • Licence ou SaaS : le SaaS est la grande tendance du moment dans le secteur du logiciel. Il permet de disposer d’un logiciel sans pour autant effectuer un gros investissement. En outre, le logiciel SaaS est régulièrement mis à jour avec les dernières fonctionnalités et améliorations (contrairement au logiciel sous licence qui implique le rachat de licence souvent onéreuse pour disposer des évolutions).
    • Sécurisation des données ?
      • Les logiciels SaaS vous assurent généralement une excellente sécurisation des données. Assurez-vous que l’éditeur prend soin de sécuriser les données contenues dans le logiciel.
      • Pour les logiciels sous licence, vous devrez sécuriser votre réseau, pensez donc à vérifier votre capacité à le faire ainsi que le budget à allouer.

 

L’exemple de la dématérialisation des absences

Les intérêts / les objectifs :

En premier lieu, la digitalisation de la gestion des absences répond à un besoin très simple : gagner du temps sur cette mission.

De manière plus précise, le gain de temps va s’opérer grâce à l’automatisation de la tâche (l’informatique se charge de vérifier vos règles, calculer les soldes, etc.) mais aussi grâce à la suppression des erreurs et oublis (plus de feuille de demande d'absence perdue).

D’autre part, grâce à la simplification des processus de demande et validation des absences, on constatera un gain de temps pour l’ensemble des salariés.

En parallèle, la digitalisation des absences permettra d’améliorer la satisfaction des employés à travers deux biais :

  • Un meilleur accès à l’information : les logiciels de gestion des absences permettent à chaque salarié d’avoir un accès à leur solde d’absence en temps réel ainsi que de mieux comprendre les règles d’absence en vigueur dans l’entreprise.
  • L’optimisation du processus de validation : plus de perte de feuille de demande d’absence, plus d’oublis de validation grâce aux relances par email des managers : les frictions autour de la validation des absences appartiendront au passé.

 

Comment se déroule le processus de mise en place ?

Les éditeurs de logiciel ont grandement facilité les processus d’installation des logiciels. Désormais, Nereo propose une installation clé en main qui prendra entre quelques minutes et quelques heures selon la taille de l’entreprise.

L’entreprise se voit attribuer une instance accessible via une adresse URL sécurisée. Cet espace est pré-configuré de manière à répondre à la grande majorité des cas de figure que l’on rencontre en entreprise en terme de types d’absences, de règles d’acquisition et de consommation et de rythmes de travail. Vous pourrez alors ajouter toutes les règles spécifiques à votre entreprise si besoin.

Les consultants Nereo vous accompagnent dans la prise en main de l’outil, et de nombreuses FAQ vous aideront à être efficace.

Une fois installé, il ne reste plus qu’à lancer le logiciel auprès des salariés. Grâce à son intuitivité, le logiciel est facilement adopté par les salariés. Chacun peut ainsi se connecter sur son espace, consulter ses soldes et faire ses demandes. De manière générale, le taux d’adoption du logiciel par les employés est de 100% !

Nereo Congés gère automatiquement vos règles d'acquisition et de consommation d'absence. Pour en savoir plus, venez essayer gratuitement et adoptez Nereo Congés.

Au delà de la simplification, la digitalisation permettra l'amélioration la satisfaction des employés et une montée en compétence des équipes RH. Globalement, la digitalisation des RH aura des effets bénéfiques à tous les niveaux !