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Sage Paie + Nereo Congés = ♥

Nereo Congés est capable de s'interfacer avec la plupart des principaux logiciels de paie du marché. Voici un petit tutoriel sur Sage, le leader mondial des logiciels de gestion de paye.

Pour ce tutoriel, nous allons créer une base avec une entreprise fictive, et importer les données des congés et absences dans Sage, après les avoir exportées de Nereo.

Premier lancement

sage connexion

Le logiciel vous demande de vous identifier. Les versions plus récentes ont des interfaces plus ergonomiques, mais le principe reste similaire.


Création d’une base de données fictive


Nous allons créer un fichier qui contiendra toutes les infos sur l’entreprise fictive et les infos associées que nous allons créer. Pour cela il faut aller dans Fichier / Nouveau. Il va vous demander d’entrer un nom de fichier avec l’extension .prh (c’est le format des bases de données de Sage).

Ensuite, Sage demande si vous voulez créer une nouvelle entreprise ou dupliquer les infos sur une entreprise d’un fichier .prh que vous avez déjà créé. Si c’est la première fois, choisissez l’option “nouvelle entreprise”. Le logiciel Sage va vous demander un ensemble d’informations sur l’entreprise comme son nom, son adresse, etc.

En cliquant sur “liste des salariés”, on tombe sur :

liste des salariés sage

On peut créer un nouveau salarié en faisant clic droit > “créer”.

fiche salarié sage

Ce qui est important ici, c’est le “matricule”. Pour que Sage et Nereo Congés puissent identifier un salarié de manière unique, ils communiquent par numéro de matricule du salarié. Il est donc important que le même matricule soit renseigné dans Sage et dans Nereo Congés. Dans Sage, les matricules sont sur 10 caractères, il n'est pas nécessaire d'entrer 10 caractères. En effet, si vous mettez par exemple “0002”, Sage enregistre comme “0002      “ (0002 suivi de 6 espaces vides).

Le nom et le prénom peuvent aussi servir smiley. Dans ce tutoriel nous allons utiliser le prénom et nom pour pouvoir identifier quelqu’un dans les menus du logiciel. Vous pouvez également saisir un salaire de base pour nous rapprocher d'un cas concret mais ce n'est pas utile pour ce tutoriel.

Générer un bulletin de paie

C'est la fin du mois, le moment de la paie, youpi ! Enfin "youpi", ...pour les salariés. Vous, vous allez devoir gérer l'édition des bulletins. Justement Nereo Congés vous permet de vous soucier d'un aspect en moins sur ces bulletins : les soldes et évenements liés aux congés et absences. Nous allons y venir.

Nereo Congés est capable d'exporter l'ensemble des informations sur les absences dans Sage. Pour en savoir plus et éviter de vous faire des noeuds au cerveau, venez essayer gratuitement et adoptez Nereo Congés.

Dans Sage, pour générer un bulletin de paie, il faut faire ce qui s’appelle une “édition”. On clique-droit sur la liste des salariés et on clique sur “Editer”.

edition de bulletin sage

 

Ensuite on sélectionne l'ensemble des salariés concernés par cette édition, c'est-à-dire par cette génération de bulletin.

edition des salariés sage

Dans “De”, cliquez sur le petit carré “...” pour séléctionner un salarié, puis dans “A”, en vous assurant que le salarié dont on veut éditer la fiche de paie est inclus dans la liste. Dans notre exemple, nous allons éditer le bulletin de Paul McCartney.

Ensuite, lorsqu'on clique sur Gestion > Bulletins salariés :

bulletins salariés sage

On obtient la liste des bulletins salariés : 

liste bulletins salariés sage

En double-cliquant dessus, on obtient les informations relatives à la paie de Paul McCartney, notamment les congés et absences :

congés et absences dans sage

Ici, la codification choisie par Sage est assez peu intuitive. 

“A” signifie “après-midi”, quand c’est coché, cela signifie  “matin exclus” pour la date de début.
“M” signifie “matin”, quand c’est coché, cela signifie “après-midi exclus” pour la date de fin.

Ce sont donc l'inverse des cases "matin inclus" et "après-midi inclus" de Nereo Congés.

Important de comprendre

La colonne “valeur” reflète la valeur de l’absence. Si c’est une absence en heures, ce champ va afficher le nombre d’heures d’absence. Si c’est une absence en jours ouvrés, cela va afficher le nombre de jours ouvrés.

Au lieu d’entrer une valeur en dur, il est possible de préciser l’unité. Il faut cliquer sur le petit carré “...” dans la case “Valeur”. Nous avons alors accès au choix de l’unité. Dans le "jargon Sage" l’unité, est appelée “constante”.

liste des constantes sage

 

TOTHRESOUV représente “total heures jours ouvrés”. Si on séléctionne ceci, cela donne :

tothresouv sage

et pour mettre à jour le champ “calcul”, il faut cliquer sur “appliquer”

cp sage

et il calcule que cette absence va donner lieu à 7 heures ouvrées.

On peut configurer les absences dans Sage avec une unité par défaut par type d’absence. Par exemple les congés payés en “total jours ouvrés”, les repos compensateurs en “nombre d’heures” etc.

La personne responsable du logiciel Sage dans votre entreprise peut spécifier non seulement les codes des absences (par exemple 0950 pour les congés payés), mais aussi la "valeur", c'est-à-dire l'unité.

A titre d’exemple, voici les informations sur une entreprise cliente de Nereo :

exemple absences bulletin salariés sage

 

Automatisation avec Nereo

Grâce à Nereo Congés, vous n'avez pas à saisir les absences de chaque collaborateur un par un dans Sage. Il vous est possible d'exporter ces informations dans Nereo et de les importer dans Sage.

Dans Nereo Congés, rendez vous dans la partie Administration > Paye. Sélectionnez les dates de début et de fin de la période que vous souhaitez exporter.

export paie nereo congés

L'export apparait alors dans la liste, en cliquant sur la ligne correspondante, il est possible de télécharger cet export sur votre ordinateur.

liste export paie sage nereo congés

Il faut ensuite faire l'import du coté de Sage.

Pour cela, il suffit de faire un click-droit dans la liste des bulletins ou dans la liste des salariés.

import d'evenements sage

on se place dans l’onglet évenements :

interface import evenements sage

En cliquant sur “OK”, Sage propose de choisir un fichier txt. Il faut choisir le fichier généré par l’export paie de Nereo :

selection fichier import paie sage nereo

Le logiciel propose alors d’imprimer le compte rendu de l’import : (attention à séléctionner “Aperçu avant impression”)

impression import absences

 

S’il n’y a pas de problème d’import le logiciel affiche “aucune erreur détectée”.

Si des problèmes sont survenus, par exemple si vous avez tenté d'importer des évenements d'absence qui sont déjà présents dans Sage, il vous affichera les erreurs correspondantes.

Conclusion

Gérer les informations sur les salariés ainsi que les bulletins de paie est loin d'être une tâche facile. Nous comprenons tout à fait nos collègues qui travaillent aux ressources humaines.

La gestion des congés et absences est une problématique qui ne peut être expliquée en un article, mais un des aspects de la gestion des congés, à savoir leur présence dans les fiches de salaire des collaborateurs peut être automatisé. Ce système d'import/export a de nombreux avantages.

Au-delà de gagner du temps, il permet d'éviter les erreurs de saisie. C'est un export qui est fait automatiquement depuis Nereo donc il n'est pas non plus nécessaire d'avoir un système de comptabilisation des jours acquis/consommés, puisque le système de Nereo gère cela nativement.

 

Nereo Congés gère automatiquement la comptabilisation des acquisitions et consommation des congés et absences par les salariés. Pour en savoir plus et gagner du temps sur les tâches fastidieuses comme l'import des absences dans la paie, venez essayer gratuitement et adoptez Nereo Congés.